W większości biznesów obowiązuje zasada: jeśli nie idziesz do przodu, to się cofasz. Innowacyjność wpisana jest w DNA współczesnych firm. Nie każda musi co miesiąc odkrywać Amerykę, ale każda może na swoim rozwoju zarobić – i to podwójnie! Pierwszy raz: gdy daną nowinkę sprzeda klientom, zwłaszcza jeśli będzie pierwsza na rynku. Drugi raz: gdy skorzysta z ulgi na działalność badawczo-rozwojową (B+R). Polskie przepisy są w tym zakresie niespotykanie przyjazne przedsiębiorcom: pozwalają na rozliczenie tej ulgi wstecz aż do pięciu lat! A to oznacza, że możesz jeszcze odzyskać podatek zapłacony za 2020 rok. Sprawdź, czy i do Ciebie uśmiecha się skarbówka.
Ulga nie tylko dla Edisonów
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że ulga B+R jest zarezerwowana wyłącznie dla wielkich koncernów farmaceutycznych czy laboratoriów kosmicznych. W rzeczywistości z preferencji tej może skorzystać każda firma, niezależnie od jej wielkości czy sektora, o ile prowadzi działania o charakterze twórczym, systematycznym i nakierowanym na zdobywanie nowej wiedzy. Czyli konkretnie jakie?
Działalność musi polegać na opracowywaniu całkiem nowych lub istotnie ulepszonych produktów, procesów bądź usług. Innymi słowy: innowacja nie musi mieć charakteru przełomowego w skali światowej – wystarczy, że jest ona nowością w skali… samego przedsiębiorstwa. Żadnego wynajdywania koła na nowo, żadnej technologii ratującej ludzkość przed zagładą klimatyczną (choć ta na pewno byłaby mile widziana). Kluczowe jest, aby przy powstawaniu innowacji zaszła faza koncepcyjna i prace projektowe. Działania muszą wykraczać poza odtwórcze powielanie schematów i być efektem intelektualnego wysiłku zespołu. Wystarczy więc, że firma opracuje autorską formulację otuliny do elektrod spawalniczych albo ulepszy istniejące narzędzie z obszaru IT.
Co mogę odliczyć?
Katalog kosztów kwalifikowanych, które można odliczyć od podstawy opodatkowania, jest ściśle określony przez prawo i pozwala na ich „podwójne” rozliczenie. Najważniejszą kategorią są wynagrodzenia pracowników (umowa o pracę, zlecenie, dzieło) wraz ze składkami ZUS. Ale uwaga, mamy tu istotny haczyk! Odliczenie jest zasadne tylko w tej części, w jakiej ci pracownicy faktycznie zajmują się oni zadaniami badawczo-rozwojowymi. Na osłodę warto dodać, że można odliczyć wówczas nie 100%, ale 200% takiego wynagrodzenia.
Przedsiębiorca może również uwzględnić wydatki na materiały i surowce bezpośrednio zużywane podczas prac nad nowym rozwiązaniem, a także nabycie sprzętu specjalistycznego – i tu kolejny haczyk – sprzęt ten nie może być środkiem trwałym. Odliczeniu podlegają także odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności B+R, takich jak licencje na specjalistyczne oprogramowanie.
Dodatkowo w katalogu znajdują się koszty ekspertyz i opinii nabywanych od jednostek naukowych oraz wydatki związane z ochroną patentową opracowanych rozwiązań. Trzeba powiedzieć sobie szczerze, że przestrzeni na kombinowanie jest mało – ale jeśli ktoś faktycznie tworzy coś innowacyjnego, to jego szanse na ulgi podatkowe są realne.
Fiskus mówi: sprawdzam!
Prawo do weryfikacji prawidłowości rozliczenia ulgi mają organy podatkowe, w tym urzędy skarbowe, które mogą przeprowadzić kontrolę lub czynności sprawdzające. Głównym celem fiskusa jest sprawdzenie, czy realizowane projekty faktycznie mają charakter badawczo-rozwojowy oraz czy koszty zostały precyzyjnie wyodrębnione w księgach. Kontrola może obejmować analizę dokumentacji technicznej, ewidencji czasu pracy oraz sprawdzenie, czy te same koszty nie zostały już sfinansowane z innych źródeł, na przykład z dotacji. Dobra wiadomość jest taka, że kto nie próbuje kreatywnej księgowości, ten nie powinien mieć problemów. O ile oczywiście czegoś nie pomyli i wszystkiego dopilnuje.
Aby przejść kontrolę bezpiecznie, niezbędne jest przygotowanie szczegółowej dokumentacji na trzech poziomach: strategicznym, operacyjnym i finansowym. Podstawą jest wyodrębnienie kosztów B+R w ewidencji rachunkowej poprzez utworzenie dedykowanych kont analitycznych. Równie ważny jest dziennik prac B+R, zawierający opisy projektów, cele, harmonogramy oraz wykaz osób zaangażowanych. Nie można zapomnieć o ewidencji czasu pracy, która wykaże, ile godzin dany specjalista poświęcił na tworzenie innowacji, a ile na pozostałe obowiązki.
Czy to dużo pracy? Tak. Czy się opłaca? Można odpowiedzieć ulubionym hasłem prawników: to zależy. Jeśli innowacja jest na tyle istotna, że jej udowodnienie będzie bezsprzeczne, a firma podjęła realne nakłady na nią – wtedy szkoda, aby dofinansowanie przeszło nam koło nosa.
Najczęstsze błędy przy uldze B+R
To zdanie może zabrzmieć jak zasponsorowane przez US, ale prawda jest taka, że fiskusowi wcale nie będzie zależało na szukaniu dziury w całym. Najczęstszym powodem kwestionowania ulgi jest niedopilnowanie porządku w papierach po stronie firmy, np. brak wyraźnego rozgraniczenia między pracami twórczymi a rutynowym utrzymaniem systemów w przypadku innowacji z obszaru IT. Urzędy skarbowe często odrzucają wydatki na standardową obsługę zgłoszeń serwisowych, instalowanie aktualizacji czy usuwanie błędów, które nie wprowadzają nowej funkcjonalności.
Zagrożeniem jest również brak rzetelnej ewidencji czasu pracy, co uniemożliwia precyzyjne wyliczenie proporcji wynagrodzenia przypadającego na działalność innowacyjną. Szczególną uwagę należy zwrócić na formę zatrudnienia – ulga na innowacyjnych pracowników co do zasady nie obejmuje osób współpracujących na kontraktach B2B, co jest częstą praktyką w wielu sektorach. W umowach z kontrahentami i pracownikami należy unikać sformułowań sugerujących wyłącznie „prace serwisowe” lub „utrzymaniowe”, jeśli ich rzeczywisty charakter jest badawczo-rozwojowy. Błędem jest także zbyt ogólny opis projektów w dokumentacji wewnętrznej, co może zostać uznane za niewystarczający dowód na prowadzenie działalności o charakterze twórczym.
Jeśli więc firma rzeczywiście idzie w innowacje, podstawą jest skrupulatne dokumentowanie każdej z nich.
Grafika: katemangostar | Magnific