Rosnąca liczba zwolnień lekarskich z powodu zaburzeń psychicznych i niepokojące zdarzenia, jak to na Uniwersytecie Warszawskim, stawiają pracodawców przed dramatycznym dylematem. Z jednej strony Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków pracy. Z drugiej – RODO i przepisy o ochronie danych osobowych tworzą barierę, która w praktyce uniemożliwia podjęcie skutecznych działań, gdy pojawiają się uzasadnione obawy co do stanu zdrowia pracownika.
Problem tkwi w danych wrażliwych – informacji, której nie można przetwarzać.
Sedno problemu leży w statusie prawnym informacji o zdrowiu pracownika. Zgodnie z RODO, dane dotyczące zdrowia (zarówno fizycznego, jak i psychicznego) należą do szczególnej kategorii danych osobowych (danych wrażliwych). Ich przetwarzanie jest co do zasady zakazane, chyba że istnieje wyraźna i konkretna podstawa prawna. I tu zaczyna się kłopot. Gdy pracodawcy mają uzasadnione podejrzenia – widzą, że pracownik jest nadpobudliwy, agresywny, lub że jego stan fizyczny, np. wzrok, gwałtownie się pogorszył – nie dysponują żadnym przepisem, który pozwalałby przetworzyć tę informację w formie skierowania na dodatkowe, celowane badania.
Jak podkreśla Robert Lisicki, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan w jednym z wywiadów, pracodawcy mają związane ręce: „Z jednej strony na podstawie kodeksu pracy pracodawca odpowiada za życie pracownika […], z drugiej strony na dzisiaj nie ma prawnych instrumentów weryfikacji i zapobiegania zawczasu podejrzanym, nietypowym zachowaniom”.
Nieudolna próba obejścia przepisów i stanowisko UODO.
W obliczu braku narzędzi, wielu pracodawców próbuje radzić sobie, przyspieszając termin badania okresowego. To jednak rozwiązanie pozorne, które rozbija się o twarde stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) i przepisy wykonawcze. Kierując pracownika na badanie, nie można w skierowaniu wpisać prawdziwej przyczyny, np. „obserwowane zmiany nastroju, zachowania agresywne” czy „podejrzenie pogorszenia wzroku”. Taki zapis byłby przetwarzaniem danych wrażliwych bez podstawy prawnej, co stanowiłoby naruszenie RODO. Cała sytuacja sprowadza się na dzisiaj do tego, że choć pracodawcy przyspieszają badania okresowe, to lekarz medycyny pracy nie wie, dlaczego tak się stało. Nie znając zatem kontekstu, przeprowadza standardowe badanie, które może nie wykryć realnego problemu. Informacja o zagrożeniu istnieje, ale ze względu na przepisy o ochronie danych nie może zostać legalnie przekazana osobie, która mogłaby na nią zareagować – lekarzowi.
Oficjalne stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej tylko potwierdza ten prawny impas. Resort przypomina, że: „wszelkie decyzje dotyczące potrzeby odbycia specjalistycznych konsultacji medycznych, w tym psychiatrycznych, należą wyłącznie do lekarza medycyny pracy”. Podkreśla również, że umieszczanie w skierowaniu informacji wykraczających poza ściśle określone ramy (wynikające z charakteru pracy) „nie znajduje podstawy prawnej i nie powinno mieć miejsca”. Tymczasem problem narasta. Jak wynika z danych ZUS, absencja chorobowa z powodu zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania wzrosła dramatycznie. W 2024 roku liczba dni absencji z tego tytułu była o ponad 50% wyższa niż w ostatnim roku przed pandemią (2019). Nie bez przyczyny też jednym z benefitów poszukiwanych najczęściej u nowego pracodawcy przez kandydata jest pakiet psychologiczny.
Pracodawcy zostają więc w potrzasku. Z jednej strony widzą rosnące ryzyko i są prawnie odpowiedzialni za bezpieczeństwo w firmie. Z drugiej, przepisy o ochronie danych osobowych uniemożliwiają im podjęcie jakichkolwiek działań prewencyjnych, które wymagałyby przetworzenia informacji o stanie zdrowia pracownika. Obecny stan prawny, chroniąc prywatność jednostki, może w niektórych przypadkach ograniczać możliwość ochrony zdrowia i życia całego zespołu.