Jak procedury mają się do prawa i bezpieczeństwa biznesu. Trzeba je spisywać? Jeśli tak – to dlaczego firmy tego nie robią?
Współczesne firmy działają w środowisku coraz bardziej złożonych regulacji prawnych. Akty prawne, takie jak dyrektywa NIS2, nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek systemowego podejścia do bezpieczeństwa informacji, zarządzania ryzykiem i reagowania na incydenty cyberbezpieczeństwa. Zgodnie z dyrektywą, podmioty objęte regulacją muszą nie tylko znać swoje ryzyka, ale przede wszystkim wdrożyć polityki, procedury i mechanizmy zapewniające adekwatną ochronę i raportowanie – inaczej grożą im surowe sankcje finansowe i reputacyjne.
Ponadto przepisy przewidują odpowiedzialność kadry zarządzającej za brak właściwej dokumentacji i mechanizmów nadzoru, co oznacza, że nieznajomość procedur nie chroni przed konsekwencjami.
Główne bariery w pisaniu procedur
Brak czasu i priorytetów
Wielu właścicieli oraz menedżerów skupia się na bieżących zamówieniach, sprzedaży czy produkcji — zamiast na formalizacji procesów. Pisanie procedur często schodzi na dalszy plan, bo nie przekłada się bezpośrednio na natychmiastowy przychód, co sprawia, że jest postrzegane jako „papierkowa robota”.
Brak czasu i wąskie zasoby ludzkie to stały problem organizacji, a regulacyjne i technologiczne wymagania są trendem o największym wpływie na funkcjonowanie firm.
Niewystarczająca wiedza i kompetencje
Pisanie procedur wymaga specyficznych kompetencji: zrozumienia ryzyka, znajomości prawa, a także umiejętności tłumaczenia technicznej wiedzy na język praktycznych działań. W praktyce wiele procedur kończy się na bardzo ogólnym „kopiuj-wklej” z innych firm lub standardów, co nie odzwierciedla realnych procesów wewnętrznych i prowadzi do dokumentów, których nikt nie stosuje.
Eksperci wskazują, że dopasowanie ogólnych wytycznych do specyfiki organizacji to często pierwsza i najtrudniejsza bariera — szczególnie gdy nie wiadomo, kto w organizacji ma odpowiedzialność za konkretne elementy polityki i procedur.
Problemy z komunikacją wewnętrzną
Skuteczne procedury nie są wyłącznie zbiorem formalnych zapisów, lecz narzędziem codziennej pracy, które musi być zrozumiałe i akceptowane przez pracowników na wszystkich szczeblach organizacji. Tymczasem badania realizowane na polskim rynku pokazują, że właśnie komunikacja wewnętrzna stanowi jedną z kluczowych barier w tworzeniu, wdrażaniu i egzekwowaniu procedur.
Z danych zawartych w III Badaniu Komunikacji Wewnętrznej w Polsce (iComms 2025) wynika, że specjaliści odpowiedzialni za komunikację wewnętrzną coraz częściej wskazują na problemy strukturalne i organizacyjne, a nie wyłącznie narzędziowe. Respondenci reprezentujący 26 branż podkreślali, że brak spójnej strategii komunikacji oraz niejasny podział odpowiedzialności w firmach utrudniają przekładanie dokumentów – takich jak procedury, polityki czy regulaminy – na realne działania operacyjne. W praktyce oznacza to, że procedury istnieją „na papierze”, ale nie funkcjonują w codziennej pracy zespołów.
Niska gotowość firm
Inne badania pokazują, że nawet duże polskie firmy mają poważne trudności z formalizowaniem procedur, mimo że są one niezbędne do spełnienia wymogów takich jak NIS2. Według raportu „Polskie firmy żyją w iluzji cyberbezpieczeństwa” (Rzeczpospolita, 2025), tylko 5% przedsiębiorstw potrafi przygotować wymagany raport „poincydentalny”, czyli dokument opisujący formalnie proces reagowania na incydenty i zapewnienia zgodności z dyrektywą.
Równocześnie mniej niż 1/3 firm posiada sformalizowany proces oceny ryzyka, który jest fundamentem zarówno dla zarządzania bezpieczeństwem informacji, jak i dla tworzenia spójnych procedur wewnętrznych. W praktyce oznacza to, że wielu pracowników i menedżerów nie wie, jakie dokładnie działania powinny zostać opisane ani jak je wdrożyć w codziennej pracy.
Dlaczego procedury są niezbędne
Pisanie procedur w firmie nie jest jedynie formalnością – to kluczowy element zgodności z prawem i ochrony operacyjnej. Obowiązki wynikają nie tylko z NIS2, ale także z RODO, prawa pracy, przepisów AML, ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych czy wymogów rachunkowości. Każda z tych regulacji wymaga jasnych zasad działania, dokumentowania procesów i określenia odpowiedzialności.
Brak procedur oznacza realne ryzyko:
- prawne i finansowe – kary administracyjne, odpowiedzialność karna kadry zarządzającej;
- operacyjne – chaos w działaniu, brak spójnych standardów, trudność w reagowaniu na incydenty;
- reputacyjne – utrata zaufania klientów, partnerów i organów nadzorczych.
Dlatego formalizacja procesów i tworzenie procedur to nie „papierologia”, lecz strategiczny element zarządzania firmą, który pozwala ograniczyć ryzyko, zapewnić bezpieczeństwo informacji i pracowników oraz spełnić wymogi prawa. Firmy, które zaniedbują ten obowiązek, narażają się nie tylko na sankcje, ale przede wszystkim na realne straty biznesowe.
Czy jednak można przesadzić z procedurami?
Kiedy procedury wymykają się spod kontroli
Procedury w firmie mają pomagać ludziom, a nie komplikować życie. Problem pojawia się, gdy są zbyt sztywne lub oderwane od rzeczywistości – wtedy wkracza malicious compliance. To sytuacja, w której pracownicy wykonują procedurę dokładnie tak, jak jest napisana, nawet jeśli zdrowy rozsądek podpowiada coś innego.
Efekt? Absurdalne sytuacje, frustracja zespołu i niezamierzone konsekwencje, które często są… całkiem zabawne. Pracownicy robią wszystko „zgodnie z instrukcją”, a firma zamiast ułatwić sobie życie, tworzy kolejne biurokratyczne labirynty.
Wniosek jest prosty: procedury powinny być jasne, praktyczne i sensowne. Mają chronić firmę, wspierać pracowników i ułatwiać działanie, a nie generować absurdalne sytuacje czy powód do śmiechu w biurowej kuchni.
Bo w świecie procedur i regulacji, jeśli zdrowy rozsądek nie jest uwzględniony, dosłowne wykonywanie zasad może być bardziej komiczne niż skuteczne.