Autor: Sylwia Zabder
Mało kto zdaje sobie sprawę, że ponad 80% danych ma swoje odniesienie w przestrzeni.
Dane przestrzenne stanowią fundament działania wielu firm i organizacji, a także usług i aplikacji. Jednym z wyróżników tych danych jest to, że w większym stopniu niż inne mogą ujawnić wrażliwe informacje na temat poszczególnych osób. Przyczynia się do tego rosnąca popularność mobilnego internetu, który umożliwia zbieranie informacji o położeniu osób i urządzeń. Pracodawcy wdrażają coraz częściej aplikacje mobilne zainstalowane na służbowych telefonach komórkowych, a także częściej monitorują działalność swoich pracowników przy użyciu urządzeń lokalizujących GPS. Działania te mają na celu zarówno ewidencję czasu pracy (rozpoczęcie, zakończenie pracy, wyjścia prywatne), jak również optymalizacji kosztów.
Kodeks pracy wprowadza możliwość stosowania innych form monitoringu aniżeli monitoring wizyjny czy monitoring poczty elektronicznej, jeżeli oczywiście zastosowanie takiego monitoringu służy celowi, w zakresie zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Zgodnie z art. 22(3) § 1-2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej k.p., w związku z § 4, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę czyli monitoring GPS, wejść i wyjść, służbowej poczty elektronicznej pracownika itp.
Do monitoringu GPS i wejść oraz wyjść odpowiednio stosuje się art. 22(2) § 6-10 (art. 22(3) § 3 k.p.). Kontrola, o której mowa, to tzw. inne formy monitoringu. Odpowiednie zastosowanie do „innych form monitoringu” przepisów o monitoringu wizyjnym oznacza, że do tych rodzajów monitoringu wymaga się wprowadzenia przepisów do prawa wewnątrzzakładowego zgodnie z art. 22(2) § 6 k.p. Pracodawca uprzednio tj. przed wprowadzeniem monitoringu np. GPS ustala cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Ponadto pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (§ 7), a przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (§ 8).
Jak wynika z ww. przepisów pracodawca jest obowiązany uprzedzić pracownika o stosowaniu urządzeń monitorujących przed przystąpieniem pracownika do pracy. Pracodawca również ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie o celach, zakresie i sposobie monitorowania urządzenia, także umieszczenia w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego o tym, iż trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizującego oraz jakie dane będą przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp.
Dane, które będzie rejestrował pracodawca muszą mieścić się w celu, jakim jest to niezbędne dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy, a zasady zbierania i wykorzystywania danych muszą być rzetelne i przejrzyste, jasno określone oraz dostępne dla pracownika.
Niejednokrotnie w trakcie monitorowania przy pomocy urządzeń lokalizujących pojazd pracodawca może uzyskać także dane o tym, jakim stylem jazdy porusza się dany kierowca, gdzie się zatrzymuje, gdzie tankuje, gdzie je. Istnieje zatem ryzyko, że za pomocą monitorowania lokalizującego pracodawca może uzyskać więcej informacji niż tego potrzebuje.
Dodatkowy problem pojawia się w sytuacji, gdy pojazd służbowy jest wykorzystywany także w celach prywatnych. W takiej sytuacji zbierając dane o pojeździe, jednocześnie pracodawca pozyskuje informacje o pracowniku np. gdzie obecnie przebywa. Pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania takich danych chyba, że mamy do czynienia z sytuacją wyjątkową np. z kradzieżą samochodu lub koniecznością ustalenia odpowiedzialności pracownika za uszkodzenie pojazdu. Zatem nasuwa się pytanie czy pracodawca może przetwarzać dane pracownika pozyskane za pomocą lokalizatora, a dotyczące jego aktywności w czasie wolnym, gdzie jest, czym się zajmuje?
W sytuacji kiedy monitoring GPS będzie śledził trasy pracownika również poza godzinami pracy, a więc w czasie prywatnym, należy uzyskać od pracownika wyraźną zgodę na przetwarzanie jego danych związanych z lokalizacją.
Jeśli natomiast system monitoringu obejmie jedynie wyjazdy służbowe i tylko w czasie godzin pracy, wystarczy pracownika po prostu poinformować. Może to być także forma naklejki informującej, że samochód jest monitorowany urządzeniem do lokalizacji.
Innymi słowy, należy mieć na uwadze, aby nie ingerować w prywatność pracownika. Co ważne, informowanie pracownika o byciu monitorowanym powinno się odbyć zawsze przed uruchomieniem monitoringu, nie później niż dwa tygodnie przed wprowadzeniem danego rozwiązania. W takiej sytuacji należy uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie tych danych oraz wypełnić wobec niego obowiązek informacyjny zgodnie z art 13 RODO.
Jak widać po powyższym zagadnieniu kadry i dokumentacja związana z szeroko rozumianym procesem kadrowym bywa niejednoznaczna i zwodnicza, dlatego zachęcamy do konsultowania przynajmniej tych niestandardowych przypadków ze swoimi inspektorami ochrony danych.