Planowane zmiany w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) to jedna z najważniejszych nowelizacji prawa pracy ostatnich lat. Projekt, który trafił już na Stały Komitet Rady Ministrów, przewiduje fundamentalną zmianę roli inspektora pracy z organu kontrolno-wnioskowego na organ władczy, mogący samodzielnie kształtować treść stosunku prawnego. Dla pracodawców oznacza to konieczność natychmiastowej weryfikacji modelu zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy kluczowe ryzyka, nowe uprawnienia PIP oraz listę kontrolną, która pomoże Państwu ocenić bezpieczeństwo prawne stosowanych umów B2B i zleceń. Planowana (choć w opinii niektórych trudna do zrealizowania) data wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2026 r.
Najważniejsza zmiana: Decyzja administracyjna zamiast sądu
Obecnie inspektor pracy, kwestionując umowę cywilnoprawną, musi wystąpić do sądu o ustalenie istnienia stosunku pracy. Nowelizacja odwraca ten porządek. Okręgowy Inspektor Pracy zyska uprawnienie do wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy, jeśli uzna, że wykonywane czynności noszą znamiona pracy etatowej. Skutki takiej decyzji są natychmiastowe i daleko idące:
1) Moc wsteczna: Inspektor może ustalić istnienie stosunku pracy za okres do trzech lat wstecz od dnia wszczęcia kontroli.
2) Natychmiastowa wykonalność: Decyzja w zakresie skutków prawa pracy (np. urlopy, uprawnienia pracownicze) podlega natychmiastowemu wykonaniu z chwilą doręczenia.
3) Domniemania prawne: Jeśli materiał dowodowy nie pozwala na precyzyjne ustalenie warunków, inspektor przyjmie w decyzji, że zawarto umowę na czas nieokreślony, w pełnym wymiarze czasu pracy, z wynagrodzeniem minimalnym. Decyzja wywołuje skutki w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych (ZUS). Oznacza to potencjalną konieczność skorygowania rozliczeń nawet do pięciu lat wstecz (zgodnie z przepisami podatkowymi), co eksperci określają mianem „podatkowego i składkowego rollercoastera”.
Nowoczesna kontrola: PIP wchodzi w tryb online
Rewolucja dotyczy także metodologii kontroli. Inspektorzy otrzymają narzędzia do prowadzenia działań bez fizycznej obecności w zakładzie pracy. Możliwe będzie przeprowadzenie całej kontroli lub poszczególnych czynności zdalnie, jeśli usprawni to proces. Inspektor będzie mógł zażądać transmisji wideo w czasie rzeczywistym, aby obejrzeć stanowiska pracy, maszyny czy przebieg procesów technologicznych. Podobnież jak będzie mógł przeprowadzić zdalne przesłuchanie świadków. PIP uzyska również nieodpłatny dostęp do danych zgromadzonych przez ZUS, co ułatwi typowanie podmiotów do kontroli.
Drastyczny wzrost kar dla pracodawców
Projekt przewiduje dwukrotny wzrost grzywien za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, np. zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę – grzywna wzrasta z obecnych 1.000–30.000 zł do 2.000–60.000 zł. Dodajmy do tego, że jeśli pracodawca zwolni lub będzie szykanował pracownika z powodu wydania decyzji o ustaleniu stosunku pracy, grozi mu grzywna do 60.000 zł.
Czy to już stosunek pracy? – checlista
Eksperci podkreślają, że zanim przepisy wejdą w życie, warto się przygotować i przeprowadzić audyt umów osób zatrudnionych na B2B/Zlecenie.
Oto zestaw pytań dla pracodawcy, aby sam mógł się przekonać, czy istnieje ryzyko uznania relacji za stosunek pracy. Przewaga odpowiedzi na poniższe pytania na „TAK” sygnalizuje wysokie ryzyko, że tak jest:
1) Czy praca musi być wykonywana osobiście? W umowach cywilnych wykonawca zazwyczaj może powierzyć pracę podwykonawcy. Brak takiej możliwości sugeruje etat.
2) Czy praca wykonywana jest „pod kierownictwem”? W B2B liczy się efekt, a nie proces dochodzenia do niego.
3) Czy obowiązują sztywne godziny pracy? Cywilnoprawny wykonawca powinien sam decydować o czasie pracy.
4) Czy miejsce pracy jest narzucone? Czy wykonawca ma obowiązek pracy w biurze firmy, nawet jeśli mógłby to robić zdalnie/z innej lokalizacji?
5) Czy istnieje obowiązek potwierdzania obecności? Podpisywanie listy obecności lub logowanie się do systemów RCP jest charakterystyczne dla pracowników.
6) Czy wykonawca jest włączony w strukturę firmy? Czy ma przełożonego, podlega ocenie pracowniczej, bierze udział w zebraniach zespołowych jako członek zespołu?
7) Czy korzysta wyłącznie z Twojego sprzętu? Przedsiębiorca (B2B) co do zasady powinien korzystać z własnych narzędzi i zasobów.
8) Czy przysługują mu płatne urlopy/benefity? Przyznanie płatnych dni wolnych (analogicznych do urlopu wypoczynkowego) jest silną przesłanką stosunku pracy.
9) Czy ryzyko gospodarcze spoczywa na Tobie? Czy płacisz niezależnie od efektu? W B2B przedsiębiorca ponosi ryzyko niepowodzenia biznesowego.
Jeśli audyt wykaże wysokie ryzyka, należy podjąć działania naprawcze, zanim nowe przepisy wejdą w życie.
Po pierwsze, eksperci zalecają weryfikację sposobu wykonywania umów – upewnijmy się, że kontraktorzy mają realną niezależność (decyzyjność co do czasu i miejsca pracy). Po drugie, kierownicy/współpracownicy muszą wiedzieć, że nie mogą wydawać poleceń służbowych osobom na B2B/zleceniu, w taki sam sposób jak pracownikom. Osoby na zleceniu/B2B nie mogą mieć takich samych benefitów jak pracownicy. Upewnijmy się, że zapisy w umowach odzwierciedlają faktyczny charakter współpracy, umożliwiając np. podwykonawstwo (zastępstwo), unikajmy zapisów, że przedmiot umowy musi być zrealizowany osobiście.