Prawo

Kontrole skarbowe i ZUS: Czego się spodziewać?

Opublikowano Martyna Wajs

Autor: Sylwia Zabder

Czego dotyczą kontrole z Urzędu skarbowego i ZUS

Kontrole przeprowadzane przez Urząd Skarbowy (US) i Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej oraz rozliczeń podatkowych i składek na ubezpieczenia społeczne. Choć budzą pewien niepokój, warto zrozumieć, czego najczęściej dotyczą, aby móc się do nich odpowiednio przygotować i uniknąć potencjalnych problemów.

Kontrole Urzędu Skarbowego (US)

Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler z urzędu skarbowego wręczy przedsiębiorcy zawiadomienie o wszczęciu kontroli, w którym wskaże jej zakres. Podatnik od początku czynności sprawdzających wie, czego dotyczy kontrola. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady – sytuacje, kiedy przed rozpoczęciem kontroli nie informuje się o zamiarze jej przeprowadzenia. Taką możliwość przewiduje art. 282c ordynacji podatkowej. Wymieniono w nim m.in. kontrolę zmierzającą do wykrycia niezgłoszonej działalności gospodarczej czy też nieujawnionych źródeł przychodów.

Celem kontroli skarbowych jest przede wszystkim weryfikacja prawidłowości wywiązywania się podatników z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Najczęściej dotyczą one następujących obszarów:

  • Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) i prawnych (CIT):
  • prawidłowość ewidencjonowania przychodów i kosztów: Kontrolerzy sprawdzają, czy wszystkie transakcje zostały właściwie udokumentowane i zaksięgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Szczególną uwagę zwraca się na faktury, rachunki i inne dowody księgowe;
  • zastosowanie właściwych stawek opodatkowania i ulg: Weryfikowane jest, czy podatnik prawidłowo zastosował obowiązujące stawki podatkowe oraz czy spełnia warunki do skorzystania z przysługujących mu ulg i odliczeń;
  • rozliczenie amortyzacji środków trwałych: Sprawdzana jest prawidłowość ustalania wartości początkowej środków trwałych, stosowanych stawek amortyzacyjnych oraz terminowości dokonywania odpisów;
  • transakcje z podmiotami powiązanymi: Kontroli podlegają ceny transferowe stosowane w transakcjach między powiązanymi podmiotami, mające na celu uniknięcie optymalizacji podatkowej.
  • Podatek od towarów i usług (VAT):
  • prawidłowość wystawiania i ewidencjonowania faktur VAT: Sprawdzana jest zgodność faktur z obowiązującymi przepisami, terminy ich wystawiania oraz prawidłowość ich ujęcia w ewidencji VAT;
  • odliczenie podatku VAT: Kontrolerzy weryfikują, czy podatnik miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupów, sprawdzając m.in. związek zakupów z działalnością opodatkowaną. Aby ocenić, czy podatnikowi przysługuje prawo do podatku naliczonego, organy kontroli skarbowej często weryfikują jego należytą staranność. Chodzi tu o sprawdzenie, czy przedsiębiorca, który nie dokonał oszustwa VAT, ale nieświadomie brał w nim udział, wykonał wszystkie możliwe działania, służące do zachowania bezpieczeństwa transakcji. Do rekomendowanych przez fiskus powinności należą 2 typy działań: przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem należy m.in: sprawdzić rachunek nowego klienta na białej liście podatników VAT, zwrócić uwagę na podejrzane dokumenty urzędowe oraz w przypadku kontynuacji współpracy zaniepokoić powinny wszelkie działania zwiastujące zamiar podjęcia transakcji bez ryzyka gospodarczego. Negatywna ocena należytej staranności podatnika skutkuję odmową prawa do odliczenia VAT;
  • stosowanie właściwych stawek VAT: Sprawdzane jest, czy do sprzedawanych towarów i usług zastosowano prawidłowe stawki podatku VAT;
  • transakcje wewnątrzwspólnotowe i międzynarodowe: Kontroli podlegają rozliczenia związane z importem i eksportem towarów oraz świadczeniem usług na rzecz podmiotów zagranicznych.
  • Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – prawidłowość opodatkowania umów cywilnoprawnych: Sprawdzane jest, czy zawarte umowy podlegają opodatkowaniu PCC oraz czy podatek został prawidłowo obliczony i zapłacony.
  • Kasy fiskalne – prawidłowość ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas fiskalnych: Kontrolerzy sprawdzają, czy wszystkie transakcje podlegające obowiązkowi ewidencjonowania są rejestrowane, czy wydawane są paragony fiskalne oraz czy raporty kasowe są prawidłowo prowadzone.

Kontrola organów skarbowych może także obejmować obszar nie wywiązywania się podatników z obowiązków związanych z podatkiem u źródła (WHT – witholding tax). Procedura ta obowiązuje przy międzynarodowych transakcjach, w których jedną ze stron jest polski przedsiębiorca – osoba fizyczna lub prawna a drugą tzw. nierezydent. Mechanizm podatku u źródła służy uniknięciu podwójnego opodatkowania. Organy kontroli mogą sprawdzać, czy warunki transakcji i stawki podatku zostały ustalone prawidłowo. W tym celu warto zachować dokumenty i gromadzić odpowiednie dane i informacje, które umożliwią dokładną weryfikację tego obszaru. 

Kwestią, która również może zwrócić uwagę organów kontrolnych jest kondycją finansową firm. Podejrzane są te przedsiębiorstwa, które od dłuższego czasu rokrocznie wykazują straty. Nie dotyczy to początkujących firm, które dopiero startują na rynku i rozwijają swoją działalność, lecz podmiotów z dłuższym stażem. W kręgu zainteresowań fiskusa znajdują się także wykryte dysproporcje pomiędzy dochodami podatników prowadzących działalność a ich wydatkami. W obu wymienionych sytuacjach należy liczyć się z tym, że w firmie zostanie przeprowadzona kontrola w zakresie prowadzonej księgowości.

Kontrole Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)

Kontrole ZUS mają na celu sprawdzenie prawidłowości wywiązywania się płatników składek z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego, Funduszu Pracy, Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Funduszu Solidarnościowego. Najczęściej dotyczą one:

  • Prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń: Kontrolerzy weryfikują, czy wszystkie osoby podlegające ubezpieczeniom (pracownicy, zleceniobiorcy, osoby prowadzące działalność gospodarczą) zostały prawidłowo i terminowo zgłoszone do ubezpieczeń.
  • Prawidłowość ustalania podstawy wymiaru składek: Sprawdzane jest, czy podstawa wymiaru składek została ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami, uwzględniając wszystkie składniki wynagrodzenia i inne przychody stanowiące podstawę wymiaru składek.
  • Prawidłowość obliczania i opłacania składek: Kontroli podlega terminowość i prawidłowość obliczania oraz opłacania składek na poszczególne fundusze. Sprawdzane są również ewentualne zaległości i ich przyczyny.
  • Prawidłowość wypłaty zasiłków: Kontrolerzy weryfikują, czy wypłacane zasiłki (chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze itp.) są zgodne z obowiązującymi przepisami i czy zostały prawidłowo udokumentowane.
  • Dokumentacja związaną z ubezpieczeniami: Sprawdzana jest kompletność i prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej zgłoszeń do ubezpieczeń, rozliczeń składek oraz wypłacanych świadczeń. Dotyczy to m.in. list płac, kartotek wynagrodzeń, zaświadczeń lekarskich.
  • Umowy cywilnoprawne: Kontroli podlega prawidłowość kwalifikacji umów cywilnoprawnych pod kątem obowiązku ubezpieczeń społecznych. ZUS bada, czy umowy zlecenia lub o dzieło nie noszą znamion stosunku pracy, co wiązałoby się z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS w wyniku kontroli może również zakwestionować autentyczność prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to możliwe w sytuacji, kiedy urzędnicy stwierdzą, że pomimo opłacania prawidłowych składek była to działalność pozorna. Dlatego częściej kontrolują oni przedsiębiorców, którzy w krótkim czasie po rejestracji firmy udają się na zasiłek chorobowy lub kobiety w ciąży, które znacząco podniosły podstawę wymiaru składek w celu uzyskania wyższych świadczeń.

Jak się przygotować do kontroli?

Odpowiednie przygotowanie może znacząco zmniejszyć stres związany z kontrolą i ułatwić jej przebieg. Warto pamiętać o:

  • Prowadzeniu rzetelnej i aktualnej dokumentacji: Wszystkie dokumenty księgowe, podatkowe i związane z ubezpieczeniami powinny być kompletne, prawidłowo wypełnione i przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  • Regularnym monitorowaniu zmian w przepisach: Prawo podatkowe i przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych ulegają zmianom, dlatego ważne jest, aby być na bieżąco z aktualnymi regulacjami.
  • Wdrożeniu wewnętrznych procedur kontroli: Regularne sprawdzanie poprawności rozliczeń we własnym zakresie pozwala na wczesne wykrycie i korektę ewentualnych błędów.
  • Szkoleniu pracowników: Pracownicy odpowiedzialni za księgowość i kadry powinni posiadać aktualną wiedzę z zakresu przepisów podatkowych i ubezpieczeń społecznych.
  • Współpracy z profesjonalistami: W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego lub doradcy podatkowego.
  • Zachowaniu spokoju i współpracy z kontrolującymi: Udzielanie wyczerpujących odpowiedzi i udostępnianie wymaganych dokumentów usprawni proces kontroli.

Kontrole z US i ZUS są ważnym elementem systemu podatkowego i ubezpieczeń społecznych. Znajomość najczęstszych obszarów kontroli oraz odpowiednie przygotowanie mogą pomóc przedsiębiorcom i podatnikom uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami. Regularne dbanie o prawidłowość dokumentacji i rozliczeń jest najlepszą strategią na wypadek kontroli.